Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der COMBI Base GmbH

Stand: 07.08.2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

COMBI Base GmbH
Geschäftsführerin: Leonie Brodbeck
Marktstraße 6
70771 Leinfelden-Echterdingen
Deutschland

E-Mail: Leonie.Brodbeck@combi-base-gmbh.de

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie:

• unsere Website besuchen;
• uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren;
• über einen Tippgeber an uns vermittelt werden;
• ein Erstgespräch mit uns oder einem Kooperationspartner führen;
• von uns an einen selbstständigen Berater vermittelt werden;
• als Tippgeber mit uns zusammenarbeiten;
• als Berater oder Kooperationspartner mit uns zusammenarbeiten;
• ein Formular, eine App oder eine Online-Terminbuchung von Microsoft verwenden;
• mit uns einen Vertrag schließen oder abrechnungsrelevante Informationen übermitteln.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, berufliche Angaben, Gesprächsinhalte, Vertragsdaten und Abrechnungsdaten.

3. Kategorien betroffener Personen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere von:

• Interessenten und potenziellen Kunden;
• bestehenden Kunden;
• natürlichen Personen, die für Unternehmen handeln;
• Tippgebern;
• Beratern und Kooperationspartnern;
• Ansprechpartnern bei Dienstleistern;
• Besuchern unserer Website;
• Personen, die mit uns kommunizieren.
• Juristische Personen

4. Erhebung personenbezogener Daten

Direkte Erhebung

Wir erhalten personenbezogene Daten unmittelbar von Ihnen, insbesondere wenn Sie:

• ein Kontaktformular ausfüllen;
• ein Microsoft-Forms-Formular übermitteln;
• einen Termin über Microsoft Bookings buchen;
• uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren;
• an einem Erst- oder Beratungsgespräch teilnehmen;
• einen Vertrag mit uns schließen;
• uns Rechnungs-, Bank- oder Steuerdaten mitteilen.

Erhebung über Tippgeber

Wir können personenbezogene Daten auch von selbstständigen Tippgebern erhalten. Dies kann beispielsweise im Rahmen einer Empfehlung oder Kontaktvermittlung geschehen.

Tippgeber dürfen uns personenbezogene Daten nur übermitteln, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Der Tippgeber muss insbesondere sicherstellen, dass die betroffene Person über die Übermittlung und die geplante Kontaktaufnahme informiert wurde und – soweit erforderlich – vorher eingewilligt hat.

Die bloße Behauptung des Tippgebers, eine Einwilligung liege vor, ersetzt nicht die erforderliche Dokumentation. Wir können vom Tippgeber Nachweise über die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung verlangen.

5. Verarbeitete Datenarten

Je nach Geschäftsbeziehung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname;
• Anrede und Kontaktdaten;
• Anschrift;
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Unternehmensname, Funktion und berufliche Kontaktdaten;
• Angaben zum Beratungs- oder Unterstützungsbedarf;
• Informationen zur gewünschten Dienstleistung;
• Gesprächsnotizen und Kommunikationsinhalte;
• Angaben zu Terminen und vereinbarten Gesprächen;
• Zuordnung zu Tippgebern und Beratern;
• Informationen zum Stand eines vermittelten Auftrags;
• Vertrags-, Angebots- und Leistungsdaten;
• Umsatz-, Provisions- und Abrechnungsdaten;
• Rechnungs- und Zahlungsdaten;
• Bankverbindung und steuerliche Angaben von Tippgebern und Beratern;
• Nachweise über Qualifikationen oder Gewerbetätigkeit;
• technische Daten bei der Nutzung unserer Website und digitalen Systeme;
• Daten, die Sie uns freiwillig in Formularen oder Gesprächen mitteilen.

Wir bitten darum, in freien Textfeldern und Formularen keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten mitzuteilen, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich ist. Dazu zählen insbesondere Gesundheitsdaten, religiöse oder politische Überzeugungen, biometrische Daten sowie Angaben zum Sexualleben.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

Kontaktaufnahme und Erstgespräch

Wir verarbeiten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, einen Beratungsbedarf zu klären und ein Erstgespräch durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist, soweit Sie selbst eine Anfrage stellen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Soweit kein Vertragsverhältnis besteht, kann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage dienen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung von Anfragen und der Organisation unseres Vermittlungsmodells.

Vermittlung an Berater

Wenn Sie dies wünschen oder ein Auftrag zustande kommt, können wir die für die Beratung erforderlichen Daten an einen geeigneten selbstständigen Berater oder Kooperationspartner übermitteln.

Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist. Soweit eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Weitergabe erfolgt nur im erforderlichen Umfang. Eine Weitergabe für zusätzliche Zwecke, insbesondere für Werbung des Beraters, erfolgt nur, wenn hierfür eine eigene Rechtsgrundlage besteht.

Organisation und Durchführung von Projekten

Wir verarbeiten Daten, um Projekte zu planen, Beteiligte zu koordinieren, Termine zu vereinbaren, Aufgaben nachzuverfolgen, Leistungen zu dokumentieren und die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu ermöglichen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und nachvollziehbaren Abwicklung der vermittelten Projekte.

Provisionen und Abrechnung

Wir dokumentieren, welcher Kontakt durch welchen Tippgeber vermittelt wurde, welchem Berater ein Auftrag zugeordnet wurde und ob ein Auftrag beziehungsweise Umsatz zustande gekommen ist.

Diese Informationen werden verarbeitet, um:

• Provisionsansprüche zu prüfen;
• Provisionen zu berechnen und auszuzahlen;
• Rechnungen zu erstellen und zu prüfen;
• Umsätze und Vertragsstände nachvollziehbar zu dokumentieren;
• steuerliche und handelsrechtliche Pflichten zu erfüllen;
• Streitfälle und Rückfragen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen. Soweit die Verarbeitung zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinzukommen.

Tippgeber erhalten nur die Informationen, die für die Zuordnung und Abrechnung ihrer Provision erforderlich sind. Dazu können beispielsweise der Status der Vermittlung, der Abschluss eines Auftrags und der provisionsrelevante Umsatz gehören. Nicht erforderliche Kundendaten, Gesprächsinhalte oder Beratungsunterlagen werden Tippgebern nicht mitgeteilt.

Kommunikation und Verwaltung der Geschäftsbeziehungen

Wir verarbeiten Kontaktdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten und Kommunikationsinhalte zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen mit Tippgebern, Beratern, Kooperationspartnern, Kunden und Dienstleistern.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

Qualitätssicherung und Missbrauchsbekämpfung

Wir können Daten zur Qualitätssicherung, zur Dokumentation der ordnungsgemäßen Vermittlung, zur Vermeidung von Missbrauch, zur IT-Sicherheit sowie zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der sicheren, rechtmäßigen und wirtschaftlich nachvollziehbaren Durchführung unseres Geschäftsmodells.

7. Kontaktaufnahme und Werbung

Eine Kontaktaufnahme zur Bearbeitung einer konkreten Anfrage oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist von werblicher Kommunikation zu unterscheiden.

Werbliche Telefonanrufe gegenüber Verbrauchern setzen grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus. Werbliche E-Mails und vergleichbare elektronische Nachrichten setzen grundsätzlich ebenfalls eine vorherige Einwilligung voraus. § 7 UWG stellt hierfür zusätzliche Anforderungen auf. 

Wir dokumentieren Einwilligungen, soweit dies erforderlich ist, und berücksichtigen Widerrufe sowie Widersprüche unverzüglich. Der Widerruf einer Werbeeinwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Wenn Sie bereits Kunde sind, können wir unter den gesetzlichen Voraussetzungen für eigene ähnliche Leistungen per E-Mail werben. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen. In jeder Werbe-E-Mail befindet sich ein Hinweis auf die Widerspruchsmöglichkeit.

8. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können – abhängig vom jeweiligen Zweck – an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Mitarbeiter und beauftragte Personen innerhalb unseres Unternehmens;
• selbstständige Berater;
• selbstständige Kooperationspartner;
• Tippgeber, soweit dies zur Provisionsabrechnung erforderlich ist;
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater;
• Banken und Zahlungsdienstleister;
• IT-, Hosting- und Softwareanbieter;
• Anbieter von Formular-, Kommunikations-, Termin- und Projektmanagementsystemen;
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht.

Rolle von Tippgebern und Beratern

Tippgeber und Berater sind nicht automatisch Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung eines Verantwortlichen. Wer dagegen eigene Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung bestimmt, ist regelmäßig selbst Verantwortlicher oder gemeinsam Verantwortlicher.

Die jeweilige datenschutzrechtliche Rolle wird anhand der tatsächlichen Zusammenarbeit beurteilt. Soweit erforderlich, schließen wir:

• Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO;
• Vereinbarungen über gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO;
• Vertraulichkeits- und Datenschutzvereinbarungen;
• Regelungen zur Löschung, Rückgabe und Zugriffsbeschränkung.

9. Microsoft 365, SharePoint, Forms, Apps und Automatisierungen

Wir nutzen Microsoft-Dienste zur digitalen Organisation und Durchführung unserer Geschäftsprozesse. Je nach tatsächlicher Nutzung können dazu insbesondere gehören:

• Microsoft SharePoint;
• Microsoft Forms;
• Microsoft OneDrive;
• Microsoft Outlook beziehungsweise Exchange;
• Microsoft Teams;
• Microsoft Power Apps;
• Microsoft Power Automate;
• Microsoft Bookings;
• Microsoft Business Central
• Microsoft Power BI
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Word

Dabei können personenbezogene Daten beispielsweise in Formularen erfasst, in SharePoint-Listen gespeichert, über Power Automate weitergeleitet oder über Microsoft Bookings zur Terminvereinbarung verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen, Durchführung von Erstgesprächen, Projektorganisation, Vermittlung, Kommunikation, Dokumentation sowie Provisions- und Abrechnungsverwaltung.

Eine Speicherung in einem europäischen Rechenzentrum bedeutet nicht automatisch, dass keinerlei Zugriff oder Übermittlung in Drittländer stattfindet. Für Übermittlungen in die USA oder andere Drittländer müssen die Voraussetzungen von Kapitel V DSGVO erfüllt sein. Für US-Unternehmen kann der EU-US Data Privacy Framework-Angemessenheitsbeschluss nur verwendet werden, wenn das betreffende Unternehmen für die konkrete Datenkategorie aktiv zertifiziert ist; andernfalls kommen insbesondere Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen in Betracht.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft:
Microsoft Datenschutzerklärung

10. Website und Hosting durch IONOS

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet.

Beim Aufruf unserer Website können durch den Webserver insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• aufgerufene Seite oder Datei;
• Referrer-URL;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem;
• Hostname des zugreifenden Rechners;
• übertragene Datenmenge;
• Statuscodes und technische Fehlermeldungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unseres Onlineangebots.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von IONOS.

11. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet keine Cookies außer technisch erforderlichen Cookies.

Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, soweit sie für den Betrieb, die Sicherheit oder die von Ihnen ausdrücklich angeforderte Funktion erforderlich sind.

Nicht notwendige Cookies, Analysewerkzeuge, Marketingdienste oder eingebettete Inhalte werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Ihre Einwilligung wird über unser Einwilligungsmanagement eingeholt und dokumentiert.

12. Microsoft Bookings

Wir bieten gegebenenfalls eine Online-Terminvereinbarung über Microsoft Bookings an.

Bei der Terminbuchung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer, sofern angegeben;
• gewünschter Termin;
• ausgewählte Dienstleistung;
• Angaben im Nachrichten- oder Zusatzfeld;
• technische Daten, soweit diese für den Aufruf oder die Sicherheit erforderlich sind.

Die Daten werden zur Terminvereinbarung, Terminbestätigung, Kalenderverwaltung, Kommunikation über den Termin und gegebenenfalls zur Durchführung eines Erstgesprächs verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Buchung der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient. Soweit die Nutzung nicht erforderlich ist oder optionale Funktionen betroffen sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO maßgeblich.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Für die Speicherdauer gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Interessentendaten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kontaktaufnahme oder Vermittlung zu erwarten ist, sofern keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
• Daten aus einem nicht zustande gekommenen Vermittlungsvorgang werden grundsätzlich nach 6 Monaten gelöscht oder anonymisiert.
• Projekt-, Vertrags- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen können regelmäßig bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Daten, die zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche benötigt werden, können bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen gespeichert werden.
• Einwilligungs- und Werbenachweise werden so lange gespeichert, wie sie zur Dokumentation der Rechtmäßigkeit und zur Abwehr möglicher Ansprüche erforderlich sind.
• Backups und Sicherungskopien werden nach einem festgelegten Löschkonzept überschrieben oder gelöscht.

14. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• rollenbasierte Zugriffskonzepte;
• Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip;
• starke Passwörter und, soweit möglich, Mehr-Faktor-Authentifizierung;
• regelmäßige Aktualisierung von Systemen;
• Verpflichtung von Mitarbeitern und Dienstleistern zur Vertraulichkeit;

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO;
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling unterworfen zu werden, soweit Art. 22 DSGVO anwendbar ist.

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen; die Daten werden dann für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:

Leonie.Brodbeck@combi-base-gmbh.com

Wir können bei begründeten Zweifeln an der Identität zusätzliche Informationen zur Identitätsprüfung anfordern. Anträge werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann sich die Frist gesetzlich verlängern.

16. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf kann an die oben genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

Ein Widerruf kann dazu führen, dass bestimmte Leistungen, insbesondere die Kontaktaufnahme oder die Vermittlung an einen Berater, nicht mehr durchgeführt werden können.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, wenn sich gesetzliche Vorgaben, unsere Verarbeitungsprozesse, eingesetzte Dienstleister oder technische Systeme ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des jeweiligen Besuchs oder der jeweiligen Verarbeitung geltende Fassung.